Réponses Microsoft 365 › Un salarié quitte l'entreprise : que faire de son compte Microsoft 365 ?
Un salarié quitte l'entreprise : que faire de son compte Microsoft 365 ?
Bloquez la connexion du compte le jour du départ, récupérez ses données et sa boîte (en la convertissant par exemple en boîte partagée), puis retirez la licence. La CNIL recommande de prévenir le salarié de la date de fermeture de sa messagerie, pour qu'il puisse transférer ses messages privés, puis de supprimer son adresse nominative après son départ.
Les étapes
- Bloquez la connexion et réinitialisez le mot de passe le jour du départ, puis révoquez les sessions ouvertes.
- Retirez le compte de tous les rôles d'administration et des groupes qui donnent accès à des données sensibles.
- Transférez ses fichiers OneDrive et convertissez sa boîte en boîte partagée si l'activité doit continuer.
- Placez une réponse automatique indiquant le départ et le contact à joindre, pour une durée limitée.
- Retirez la licence une fois les données récupérées : elle peut alors être réattribuée.
- Fixez une date de suppression du compte, selon votre politique de conservation.
Ce que disent les sources officielles
- Microsoft détaille la procédure de retrait d'un ancien salarié : blocage de la connexion, conservation des données, conversion de la boîte, retrait de la licence.Source : Microsoft Learn, « Supprimer un ancien employé »
- Une boîte aux lettres utilisateur peut être convertie en boîte partagée, accessible par plusieurs personnes.Source : Microsoft Learn, « Convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée »
- La CNIL recommande d'avertir l'employé de la date de fermeture de sa messagerie, afin qu'il trie et transfère ses messages privés ; une fois l'employé parti, l'employeur doit supprimer son adresse électronique nominative.Source : CNIL, « Messagerie professionnelle : quelles précautions avant de fermer le compte d'un employé ? »
Ce qu'on ne peut pas savoir sans mesurer
Sans relevé, on ne sait pas combien de comptes d'anciens salariés sont encore actifs, lesquels gardent un rôle d'administration, ni lesquels consomment encore une licence.